Quellen.

Wie viel Beleg- und Datenarbeit in einem Betrieb steckt, lässt sich auf drei Wege bestimmen. Zwei davon sind Messungen, die methodisch nichts miteinander zu tun haben, der dritte ist Ihre eigene Angabe im Rechner.

Gerechnet wird mit Weg A, weil nur er die passende Abgrenzung hat: je Unternehmen erhoben, alle gesetzlichen Vorgaben, deutscher Mittelstand, repräsentativ. Weg B misst enger, nämlich Informationspflichten aus Bundesrecht, und rechnet nicht mit Selbstauskünften, sondern mit Verwaltungsdaten.

Deshalb ist Weg B die härteste Probe, die es für Weg A gibt. Sie bestätigt die Größenordnung: bis 143 Beschäftigte bleiben zwei methodisch fremde Messungen innerhalb des Faktors 2. Dass eine Gerade und eine Potenzkurve sich irgendwo schneiden, ist Geometrie; bemerkenswert ist, wo: bei sieben Beschäftigten, der typischen Größe der Klasse 5 bis 9, treffen sich beide Wege mit 52,0 gegen 50,9 Stunden im Monat fast exakt. Darüber öffnet sich die Schere, und zwar zu Ihren Gunsten: ab etwa 150 Beschäftigten liegt Weg A unter Weg B, bei 250 Beschäftigten bei 44 Prozent davon. Gerechnet wird dort also mit dem niedrigeren der beiden Werte. Das Prüfskript hält beides fest.

Messung und Angabe rechnen zusammen, keine von beiden allein. Die Messung ist präzise über die Größenklasse, aber blind für Ihren Betrieb. Ihre Angabe ist umgekehrt genau auf Ihren Betrieb bezogen, aber Selbstauskünfte zur Bürokratie liegen belegbar über gemessenen Werten: das Institut für Mittelstandsforschung Bonn stellt 15,7 Prozent des Umsatzes als Selbsteinschätzung gegen 1 bis 5 Prozent nach Messung und nennt die Selbsteinschätzungen ausdrücklich überzeichnet. Dieselbe Richtung zeigt der Vergleich der Erhebungen: die KfW-Befragung nach Stunden liegt bei einem Drittel der Selbsteinschätzung in Prozent aus der ifo-Umfrage.

Zusammengeführt wird als geometrisches Mittel, also mittig auf der logarithmischen Skala. Liegt Ihre Angabe um den Faktor drei über der Messung, bleibt davon der Faktor 1,7 stehen. Damit wirken Betriebsgröße, Branche und Ihre eigene Angabe in jedem Fall auf das Ergebnis, und keine der beiden Seiten kann es allein bestimmen. Das geometrische Mittel ist der übliche Weg, wenn Fehler multiplikativ wirken, also in Faktoren statt in Differenzen. Und die Wahl des Ankers ist die konservative: die Messung umfasst nur die gesetzliche Pflichtarbeit, Ihre Angabe die gesamte Beleg- und Datenarbeit. Das Mittel aus der engeren und der vollen Größe zieht das Ergebnis systematisch nach unten; ein gewöhnliches arithmetisches Mittel ergäbe höhere Werte.

Zwei Schranken bleiben. Unter die Messung geht es nicht: Pflichtarbeit fällt an, ob ein Betrieb sie beim Schätzen mitzählt oder nicht. Und über Ihre Schreibtischarbeit geht es nicht: Belegarbeit ist ein Teil davon. In beiden Fällen sagt der Rechner in einem Satz, welche Schranke greift, und wenn die Messung greift, nennt er die Stundenzahl, ab der Ihre eigene Angabe wieder zählt. Es ist derselbe Wert, den der Knopf unter dem Schieber setzt.

Warum gesetzliche Pflichten als Messgröße dienen, und was der Rechner trotzdem meint. Gerechnet wird über die gesamte Beleg- und Datenarbeit im Betrieb: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Nachweise, Termine, Übergaben zwischen Programmen, doppelte Eingaben. Nur ist genau dieser Gesamtaufwand nirgends repräsentativ erhoben. Erhoben ist der Teil, der aus gesetzlichen Vorgaben entsteht, und der ist deshalb die belegte Untergrenze, nicht der Umfang der Aufgabe. Was am Ende digitalisiert wird, sind die Abläufe des Betriebes, nicht nur seine Pflichten.

Belegarbeit je Woche = min( max( Wurzel(Ihre Angabe mal 50 Prozent mal Messung), Messung ), Ihre Angabe )

Messung heißt hier: Pflichtstunden je Woche nach Weg A, mal Branchenfaktor, minus dem Anteil, den externe Dienstleister erbringen. Der vollständige Rechenweg mit Zahlen steht unten unter „Ein Betrieb durchgerechnet“.

1. KfW Research, Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25. April 2025: Bürokratie kostet den Mittelstand 6,9 Prozent der Arbeitszeit. Datenbasis ist das KfW-Mittelstandspanel, 22. Welle: eine repräsentative Befragung von 9.556 mittelständischen Unternehmen aller Größenklassen und Branchen, durchgeführt von der GfK, wissenschaftlich beraten vom ZEW Mannheim, Bezugsjahr 2023. Gefragt wurde nach Arbeitsstunden pro Monat, der Prozentwert wurde erst danach gebildet. Studie ansehen
2. Sachverständigenrat zur Begutachtung der gesamtwirtschaftlichen Entwicklung, Jahresgutachten 2025/26, Kapitel 7: 1.019 Millionen Arbeitsstunden im Jahr 2024 für Informationspflichten aus Bundesrecht, das sind 1,7 Prozent aller geleisteten Arbeitsstunden. Über alle Rechtsebenen hochgerechnet 4,9 Prozent. Gerechnet nach dem Standardkostenmodell auf Verwaltungsdaten, ohne Befragung. Gutachten ansehen
3. Poel, Marneffe, Vanlaer, Universität Hasselt: „Assessing the electronic invoicing potential for private sector firms“, International Journal of Digital Accounting Research Vol. 16, 2016. Begutachteter Aufsatz, gerechnet nach dem Standardkostenmodell, also aus gemessener Zeit. 794 bis 847 befragte Betriebe, gewichtet nach Region und Beschäftigten, gemeinsam mit der belgischen Agentur für Verwaltungsvereinfachung. Das ist die zeitbasierte Quelle für die Ersparnis je Vorgang. Aufsatz ansehen
4. ibi research an der Universität Regensburg, „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung“, 2017, gefördert durch das Bundeswirtschaftsministerium, rund 300 Unternehmen aller Branchen und Größen. Belegt, wie häufig der Medienbruch in Deutschland war; die Erhebung ist von 2017, die seit 2025 geltende E-Rechnungspflicht erzwingt das Format, aber nicht den durchgehenden Arbeitsablauf dahinter. Studie ansehen
5. McKinsey Global Institute, „A future that works“, Januar 2017, Grafik 7 und 8: Aufteilung der Arbeitszeit nach Tätigkeitsart, für Bürotätigkeiten 50 Prozent Datenerfassung und Datenverarbeitung. Grundlage ist die US-Berufsdatenbank O*NET von 2014; die Zeitanteile sind daraus über eine angepasste Kurve hochgerechnet, nicht gemessen. Die Methode legt der Bericht im Anhang offen. Bericht ansehen
6. Institut für Mittelstandsforschung Bonn, Holz, Icks, Nielen: „Analyse zur Bürokratiebelastung in Deutschland“, Studie im Auftrag der INSM, 2023. Beleg für die Überzeichnung von Selbsteinschätzungen: 15,7 Prozent des Umsatzes geschätzt gegen 1 bis 5 Prozent nach Standardkostenmodell-Messungen. Trägt die Entscheidung, Angabe und Messung zusammenzuführen statt der Angabe allein zu folgen. Studie ansehen
7. Statistisches Bundesamt, Pressemitteilung Nr. 148, April 2026: Arbeitskosten je geleistete Stunde 2025, EU-Abgrenzung. Auszubildende zählen dort weder zu den Kosten noch zu den Stunden. Es ist die Jahresschätzung; die endgültigen Werte der Arbeitskostenerhebung 2024 sind angekündigt, die Sätze werden nachgezogen, sobald sie vorliegen. Mitteilung ansehen
8. IHK Südlicher Oberrhein mit DATEV, verbreitet über Haufe: Prozesskosten je Rechnung, Versand 11,10 Euro auf Papier gegen 4,50 Euro elektronisch, Empfang 17,60 gegen 6,40 Euro. In Summe je Vorgang 28,70 gegen 10,90 Euro; die Summe ist hier gebildet, die Quelle nennt Versand und Empfang getrennt. Nur Obergrenze, nicht Rechengrundlage: es sind Kosten, keine Zeit. Vergleich ansehen

Nicht verwendet, weil nicht belegbar: „über 100 Stunden Bürokratie im Jahr“ (steht nicht im Bericht des Zentralverbands des Deutschen Handwerks, dem die Zahl zugeschrieben wird), „22.000 Euro Bürokratiekosten je Betrieb“, „27 auf 2 Minuten je Rechnung“, sowie sämtliche Ersparniszahlen von Softwareanbietern über ihre eigenen Produkte. Auch die Selbsteinschätzung des ifo Instituts von 22 Prozent der Arbeitszeit dient nur als Obergrenze: 437 Führungskräfte, nicht repräsentativ, Betriebe im Schnitt mit 2.850 Beschäftigten.

Das KfW-Mittelstandspanel erhebt, wie viele Arbeitsstunden im Monat ein Betrieb aufwendet, um alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Es nennt je Größenklasse zwei Zahlen: die absoluten Stunden und den Anteil an der Arbeitszeit.

Die vierte Spalte ist gerechnet, nicht abgeschrieben, und sie ist der Punkt, an dem die meisten Rechner falsch liegen. Ein Klassenmittel gilt für die durchschnittliche Betriebsgröße der Klasse, und die folgt aus den beiden veröffentlichten Spalten:

implizite Größe = Stunden im Monat ÷ Anteil ÷ (34,3 mal 4,33)
Die KfW nennt im Text 34,3 und in der Fußnote 34,4 Wochenstunden; der Rechner nutzt 34,3, der Unterschied liegt unter einem halben Prozent.

Die Klasse „unter 5“ liegt danach bei 1,57 Beschäftigten, die Klasse „10 bis 49“ bei 16,38, die Klasse „ab 50“ bei 69,58. Hängt man die 90 Stunden stattdessen an 25 Beschäftigte, fällt die Kurve zwischendurch und steigt wieder, und ein Beschäftigter mehr ist einmal 55 Prozent und einmal 3 Prozent wert.

Durch diese fünf Punkte legt der Rechner eine glatte Kurve, eine Potenzfunktion:

Pflichtstunden im Monat = 11,775 mal Beschäftigte hoch 0,7634

Sie trifft alle fünf Stützpunkte auf 11 Prozent, läuft ohne Sprung und liefert einen Anteil an der Arbeitszeit, der mit der Betriebsgröße fällt, von 7,93 Prozent bei einem Beschäftigten auf 2,15 Prozent bei 250. Beides ist die Aussage der Studie.

Auf diesen Wert wirkt die Branche als Faktor, gemessen am Mittelstandsschnitt.

Die KfW veröffentlicht zusätzlich absolute Stunden je Branche. Daraus folgt wieder eine branchentypische Betriebsgröße, und genau dort muss die Kurve die Veröffentlichung treffen. Sie tut es, und sie bleibt überall darunter:

Fünf Branchen, weil das KfW-Panel in genau diese Segmente schneidet. Feiner zu tun, als die Datenlage hergibt, wäre unseriös. Handel zählt die KfW zu den sonstigen Dienstleistungen.

Vom Ergebnis geht ab, was ohnehin außerhalb des Betriebes erledigt wird: nach der KfW erbringen externe Dienstleister 34,6 Prozent des Erfüllungsaufwands, im Bau 37,0 Prozent. Meist ist das der Steuerberater. Diese Stunden fallen im Betrieb nicht an, also sind sie auch kein Potenzial des Betriebes.

Pflichtstunden je Woche im Betrieb = Stunden im Monat ÷ 4,33 mal Branchenfaktor mal (1 minus externer Anteil)

Das ist die größte einzelne Kürzung im ganzen Rechenweg, und sie ist bewusst so gesetzt: die Arbeit Ihres Steuerberaters ist seine Arbeit. Wir ersetzen sie nicht, wir rechnen sie nicht als Potenzial und wir versprechen nichts über sein Honorar. Gerechnet wird ausschließlich die Zeit, die in Ihrem Betrieb anfällt.

Diese Angabe kommt vom Betrieb selbst. Gemeint ist die gesamte Zeit am Schreibtisch: Angebote, Rechnungen, Nachweise, Termine, Telefon, Nachfragen, Dateneingabe, über alle Mitarbeiter zusammen und unabhängig davon, wo sie es erledigen. Absichtlich die ganze Schreibtischzeit und nicht nur die Belegarbeit: eine Gesamtzeit lässt sich schätzen, ein Teil davon nicht. Den Anteil, der Beleg- und Datenarbeit ist, zieht der Rechner im nächsten Schritt selbst ab.

Beide Schieber zeigen modellbasierte Ausgangswerte, damit die Bahn nicht leer dasteht. Als Ihre Angabe zählen sie erst, wenn Sie sie anfassen: was dort steht, ist eine Annahme über Betriebe Ihrer Größe, keine Aussage über Ihren. Der Erwartungswert erscheint deshalb erst, wenn alle vier Angaben stehen, und Beschäftigte und Schreibtischarbeit können Sie jederzeit weiter anpassen.

Haben Sie Ihre Schreibtischzeit nicht im Kopf, setzen Sie unter dem Schieber den Mindestwert für Ihre Größe ein. Er ist nicht geschätzt, sondern folgt aus zwei Zahlen, die weiter unten ohnehin stehen: die Belegarbeit im Betrieb ist mindestens die gemessene Pflichtarbeit ohne den Teil, den der Steuerberater erbringt, und Belegarbeit ist die Hälfte der Schreibtischarbeit. Also

Mindestwert = Pflichtstunden im Betrieb geteilt durch 50 Prozent

Das ist der niedrigste Wert, der zu beiden Quellen passt, nicht der wahrscheinliche: Ihr Betrieb schreibt auch Angebote, Aufträge und Nachweise, zu denen ihn kein Gesetz zwingt, und die zählt die zugrunde liegende Befragung nicht mit, weil sie nach gesetzlichen Vorgaben fragt. Deshalb heißt er Mindestwert und nicht Ergebnis, deshalb liegt Ihr eigener Wert üblicherweise darüber, und deshalb steht neben dem Knopf dieselbe Zahl in Vollzeitkräften. Unter dem Mindestwert rechnet der Rechner ohnehin mit der Messung, weil Pflichtarbeit anfällt, ob ein Betrieb sie beim Schätzen mitzählt oder nicht.

Steht der Schieber auf dem Mindestwert, ist die ausgewiesene Zahl die Untergrenze des Modells, und die Karte nennt sie auch so. Erst wenn Sie einen eigenen, höheren Wert setzen, ist es ein Erwartungswert.

Nicht die ganze Schreibtischarbeit ist Beleg- und Datenarbeit. Ein Teil davon ist Telefon, Besprechung, Führung, und der lässt sich nicht digitalisieren. Der Rechner setzt 50 Prozent an, und zwar verankert am McKinsey Global Institute, das die Arbeitszeit nach Tätigkeitsart aufteilt:

Daten erfassen und verarbeiten ergeben zusammen genau 50 Prozent. Derselbe Bericht nennt für die Finanz- und Versicherungswirtschaft ebenfalls rund 50 Prozent, und aus den Gesamtwerten der Studie folgt 47 Prozent, wenn man körperliche Arbeit herausrechnet. Drei Schnitte desselben Berichts, alle um 50 Prozent; untereinander bestätigen sie sich, unabhängig sind sie nicht. Würde man Ablegen, Kopieren und Post dazurechnen, wären es 64 Prozent; der Rechner tut das nicht.

Was daran Näherung bleibt. Diese Anteile sind nicht mit der Uhr gemessen, sondern aus Häufigkeitsurteilen der US-Berufsdatenbank O*NET von 2014 über eine angepasste Kurve auf 2.080 Jahresstunden hochgerechnet, und sie gelten für die USA. Eine erhobene deutsche Zahl existiert nicht, und das ist geprüft: die Zeitverwendungserhebung des Statistischen Bundesamtes kennt für Erwerbsarbeit keinen einzigen Inhaltscode, sondern nur Haupt- und Nebentätigkeit, Pausen und Wege. Die Erwerbstätigenbefragung von BIBB und BAuA fragt zu „Informationen sammeln, Recherchieren, Dokumentieren“ ausschließlich, ob das häufig, manchmal oder nie vorkommt, liefert also Anteile von Personen und keine Anteile von Zeit. Und O*NET selbst erhebt für Tätigkeiten nur Wichtigkeit und Niveau, nie Dauer. Wie stark der Wert das Ergebnis bewegt, dämpft die Zusammenführung: läge der Anteil bei 40 statt 50 Prozent, sänke das Ergebnis wegen des geometrischen Mittels nur um rund zehn Prozent, solange nicht ohnehin die Messung bindet.

Die unabhängige Gegenprobe ist amtlich: nach der Datenbasis der bundesrechtlichen Informationspflichten entfallen 42,8 Prozent aller regelmäßigen Bürokratiekosten auf acht beleg-, buchführungs- und steuernahe Pflichten, darunter die Ausstellung von Rechnungen mit 7,7 Prozent und die allgemeine Buchführung mit 7,5 Prozent.

Wie viel Zeit ein digitaler Belegvorgang spart, hat die Universität Hasselt nach dem Standardkostenmodell erhoben. Veröffentlicht sind Kostenwerte je Rechnung (Eingang 8,04 Euro auf Papier gegen 2,27 Euro strukturiert, Ausgang 4,44 gegen 1,20 Euro); die Minuten hier sind daraus über den in der Studie angesetzten Tarif von 35,21 Euro je Stunde zurückgerechnet, beim Papierausgang ist vorher das Porto von 0,76 Euro abgezogen. Die Prozentwerte sind aus den ungerundeten Minuten gerechnet:

70 Prozent sind das technische Maximum je Vorgang, nicht der Effekt im Betrieb. Zwei Dinge kommen dazwischen. Erstens der Medienbruch: kommt die Rechnung als PDF per E-Mail, bleiben im Eingang 4,5 Prozent Ersparnis und über den ganzen Vorgang 17 Prozent. In Deutschland drucken 40 Prozent der Unternehmen elektronisch empfangene Rechnungen aus, und 42 Prozent erfassen die Daten von Hand erneut, obwohl sie digital vorliegen. Zweitens die Abdeckung: in keinem Betrieb kommen alle Belege strukturiert an, weil Kleinlieferanten, Papierbelege und Klärfälle bleiben. Wird der durchgehende Weg für 60 bis 80 Prozent des Belegvolumens erreicht, bleiben 42 bis 56 Prozent Ersparnis auf die Beleg- und Datenarbeit.

Anteil der Belegarbeit, der wegfällt: 42 Prozent untere Grenze, 49 Prozent Punktschätzung, 56 Prozent obere Grenze

Die untere Grenze ist die Abdeckung von 60 Prozent, die obere die von 80 Prozent, und die setzt strukturiertes Format, durchgehenden Arbeitsablauf und automatische Einträge in die Finanzkonten voraus. Ausgewiesen wird die Punktschätzung. Zwei Übertragungen stecken darin, beide benannt: die Messung stammt aus Belgien von 2016 und misst Rechnungsvorgänge. Der Rechnungsvorgang ist der am besten gemessene Stellvertreter des Belegvorgangs, denn die Schritte sind dieselben: empfangen, erfassen, prüfen, ablegen. Und Standardkostenmodell-Zeiten sind Prozesszeiten, keine Landeswerte. Die seit 2025 geltende E-Rechnungspflicht ändert daran das Format, nicht den Arbeitsablauf: sie verschiebt Betriebe auf der Leiter der Arbeitsweisen nach oben, die Ersparnis je Vorgang bleibt. Das Band misst damit die Belegabdeckung und nicht die gesamte Unsicherheit der Rechnung: der Beleganteil von 50 Prozent und die Größenklassen der Befragung tragen ihre eigene, hier nicht bezifferte Streuung. Zum Vergleich: dieselbe Rechnung als Kostenzahl aus einem Beraterfall ergibt 62 Prozent. Dieser Wert liegt über unserer Bandbreite und dient nur als Obergrenze.

Der Medienbruch steckt nicht in diesem Band, sondern in der Frage nach der Arbeitsweise: wer heute mit Excel und E-Mail arbeitet, hat 15 Prozent des Effekts schon gehoben, und der Rest wird entsprechend kleiner. Ihn zusätzlich in die Senkung einzurechnen, wäre derselbe Abschlag zweimal.

Wie viel davon ein Betrieb schon gehoben hat, hängt daran, womit er heute arbeitet. Entscheidend ist nicht, ob etwas digital ist, sondern ob der Vorgang ohne Medienbruch durchläuft.

„Excel und E-Mail“ steht bei 15 Prozent, weil genau dieser Zustand gemessen ist: PDF per E-Mail bringt 17 Prozent über den ganzen Vorgang. „Mehrere Programme“ steht hinter „eine Branchensoftware“, obwohl dort mehr digitalisiert ist: die Übergänge zwischen den Programmen fressen den Gewinn, weil Daten von Hand wandern. Belegt durch die 42 Prozent, die digital vorliegende Daten erneut von Hand erfassen.

Die gesparten Stunden werden mit 45 Arbeitswochen und den amtlichen Arbeitskosten der Branche multipliziert. 45 Wochen, weil Urlaub und Feiertage abgezogen sind. Die Arbeitskosten sind Vollkosten einschließlich Lohnnebenkosten, nicht der Bruttolohn.

Deckt der Name einer Branche im Rechner mehrere Wirtschaftszweige ab, gilt deren Mittel. „Planung, IT und Beratung“ umfasst beide oben genannten Zweige, also 59,50 Euro. Vorher stand hier der niedrigere der beiden, und das war keine Vorsicht, sondern eine Wahl gegen den zutreffenden Wert. Für „Andere Dienstleistung“ gilt der Sammelzweig S; einzelne Zweige darunter, etwa Gastgewerbe oder Verkehr, liegen niedriger, sind aber eigene Kategorien und kein Sammelwert. Der Gesamtdurchschnitt von 45,00 Euro wird für keine Branche verwendet, er wäre für die Dienstleistungen zu hoch. Der Branchensatz ist eine Mischrechnung: Belegarbeit verteilt sich real über Bürokraft, Meister und Geschäftsführung, deren Stunden unter wie über dem Schnitt liegen, deshalb der Schnitt des Zweiges.

Ersparnis je Jahr = gesparte Stunden je Woche mal 45, auf Zehner gerundet, mal Arbeitskosten, abgerundet

Die Reihenfolge ist wichtig: erst werden die Jahresstunden gerundet, dann entsteht der Betrag aus dieser gerundeten Stundenzahl. Sonst kann der genannte Betrag über dem liegen, was die genannten Stunden hergeben, und wer nachrechnet, findet einen Widerspruch. Die Stunden werden kaufmännisch auf Zehner gerundet, der Betrag danach abgerundet. Zehner immer abzurunden klingt vorsichtig, kostet aber bis zu neun Stunden, bei 150 Stunden im Jahr also sechs Prozent, ohne dass es jemand sehen oder begründen kann. Eine Zahl, die zu niedrig ist, ist genauso falsch wie eine, die zu hoch ist.

Ein Bau- und Ausbaubetrieb, 8 Beschäftigte, arbeitet mit Papier und Ordnern, gibt 25 Stunden Schreibtischarbeit pro Woche an. Jeder Schritt mit der Zahl, die er beisteuert:

Ausgewiesen werden 9.500 Euro und 240 Stunden im Jahr, 20 im Monat. Mit der unteren und oberen Grenze der Senkung ergibt sich ein Band von 8.300 bis 11.000 Euro. Die Gegenprobe: 240 mal 39,60 Euro sind 9.504 Euro, der ausgewiesene Betrag liegt darunter.

Diese Tabelle stammt aus demselben Modell, mit dem der Rechner arbeitet. Im Repository gibt node potenzialrechner/pruefung.mjs --protokoll denselben Weg für drei Beispielbetriebe aus.

Ein Deckel. Ausgewiesen wird nie mehr als die Hälfte der angegebenen Schreibtischarbeit. Auf die ausgewiesene Zahl greift er bauartbedingt nie: die mittlere Senkung liegt mit 49 Prozent knapp unter den 50 Prozent des Deckels. Er begrenzt das obere Bandende, und auch das kann ihn nur in der Arbeitsweise „Papier und Ordner“ erreichen; in allen anderen Stufen drückt der bereits gehobene Anteil das Band darunter. Der Deckel ist damit eine Zusage nach außen, keine Stellschraube der Rechnung.

Der Mittelwert ist nicht der Normalfall. Die KfW veröffentlicht die ganze Verteilung: das untere Viertel der Betriebe liegt bei 8 Stunden im Monat, der Median bei 15, der Mittelwert bei 32, das oberste Zehntel bei 100 und mehr. Der Mittelwert wird von großen Betrieben getrieben. Ein Rechner, der einem Betrieb mit fünf Beschäftigten die 32 Stunden vorrechnet, überschätzt um mehr als das Doppelte. Deshalb rechnet der Rechner mit den Werten der Größenklasse und bleibt zwischen dem unteren Viertel und dem obersten Zehntel.

Zwei Abgrenzungen. Das KfW-Panel erhebt je Unternehmen; im Bereich bis 250 Beschäftigte fallen Unternehmen und Betrieb fast immer zusammen, mehrere Standorte geben Sie zusammen ein. Und Beschäftigte zählen als Köpfe, nicht als Vollzeitstellen: die Rechenbasis von 34,3 Wochenstunden ist der Erwerbstätigen-Durchschnitt einschließlich Teilzeit.

Was der Rechner nicht kann. Er kennt Ihre Abläufe nicht, nur Größenordnungen. Er unterstellt, dass gesparte Zeit einen Wert hat, bewertet sie mit den Arbeitskosten und sagt damit nichts darüber, ob dieser Wert als geringere Kosten oder als mehr Aufträge ankommt. Und er misst nicht, was eine Umstellung kostet. Zur Größenordnung der Wirkung: nach KfW und ZEW erhöhen zehn Prozent mehr digitales Kapital die Produktivität um 0,16 Prozent, bei den bereits stark digitalisierten Betrieben um 0,81 Prozent. Digitalisierung wirkt, aber sie wirkt nicht von selbst.

Vier Setzungen trägt die Rechnung, jede steht hier:

• 50 Prozent der Schreibtischarbeit sind Beleg- und Datenarbeit. Verankert an drei Schnitten desselben McKinsey-Berichts, dort aus Häufigkeitsurteilen für die USA hochgerechnet, nicht mit der Uhr gemessen. Eine erhobene deutsche Zahl existiert nicht, siehe Schritt 2.
• Die Belegabdeckung von 60 bis 80 Prozent hinter der Bandbreite von 42 bis 56 Prozent. Gemessen sind die 70 Prozent je Vorgang; dass ein Betrieb den durchgehenden Weg nie für alle Belege erreicht, weil Kleinlieferanten, Papierbelege und Klärfälle bleiben, ist eine begründete Setzung, keine Messung.
• Die Leiter der Arbeitsweisen. Zwei Sprossen sind gemessen verankert: Papier bei null und „Excel und E-Mail“ bei 15 Prozent über die PDF-Werte der Hasselt-Studie. Dass ein durchgehendes System 80 und nicht 100 Prozent hebt, ist bewusste Vorsicht. Die Zwischenwerte 35 und 45 Prozent ordnen die Stufen nach dem Medienbruch-Befund von ibi; ihre Reihenfolge ist belegt, ihre Höhe gesetzt.
• 45 Arbeitswochen im Jahr, bewusst niedrig angesetzt.

Gerechnet oder zitiert sind: die Kurve durch die fünf Stützpunkte, die Branchenfaktoren, der externe Anteil, die 70 Prozent je Vorgang, die Arbeitskosten. Jede dieser Zahlen steht in den Tabellen oben mit ihrer Quelle.